Personal Data Protection

 

Protecting the Privacy of our Students and Parents

persdata7838270

English Version

Notice to Existing Students/Parents/Guardians

In our continuous effort to protect the privacy of our students and parents/guardians, Dalat International School (the School) strives to fully comply with the provisions of the Personal Data Protection Act 2010 (the Act) in every possible way. This Notice is issued pursuant to the requirements of the Act and it serves to inform all our students/parents/guardians of the Personal Data Protection Policies enforced by the School.

As you may have provided us with your personal data in your present and past dealings with the School including (but not limited to) name, age, gender, NRIC number/passport number, contact information, personal banking and finance related information, health and medical records, family data, etc., the School wishes to inform you that such data/information shall continue to be retained/used by the School for their original intended purposes.

At the School, personal data are collected for the following uses:

  • the processing of application to study at the School;
  • maintaining a student/class register;
  • evaluation of financial standing for the purpose of awarding financial assistance (instalment scheme/financial aid);
  • creating and maintaining parent accounts at our Office of Finance;
  • creating/updating student/parent/guardian record in our PowerSchool system;
  • caring for the medical needs of students;
  • purchasing of insurance policies for our students (Personal Accident Policy, iPad Insurance Policy);
  • registration for external examinations (SAT, AP exams, etc.) for students;
  • pursuing/collection of sums in arrears by our parents/guardians;
  • reporting to local government agencies/ministries (Ministry of Education, Department of Health, Immigration Department, and other government agencies/departments as local laws require.);
  • performing of class/school activities e.g., school trips and like student activities;
  • internal research/analysis/survey for the purpose of improving our services;
  • enforcing our legal rights and/or obtaining legal advice;
  • supporting our business, risk monitoring, planning and decision making;
  • for all and any other ancillary purposes relating to our provision of service e.g., the supply of computers, iPads, other forms of telecommunications and technology services;
  • any other purposes related to the smooth running of the School.

Collection and Use of Personal Data

Personal data is any data that is used in a daily commercial transaction that allows an individual to become identifiable directly or indirectly from the said data.

You may be asked to supply your personal information when dealing with the School. Depending on the purpose of your supplying us with the information, the School is committed to only use the information you supply for the following purposes (or the specific purpose you are supplying the information for):

  • registration of students/boarders at the School;
  • supplying of student records to the relevant Malaysian government ministries e.g., Ministry of Education;
  • internal communication between the School and its students/parents/guardians;
  • planning/organizing/carrying out of school-related events;
  • obtaining emergency health care for students;
  • promotion/marketing of the School (subject to the School’s standing policies of the use of such information for this purpose);
  • internal/external audits, research, analysis conducted by the school for the purpose of improving its services or compliance with statutory requirements of Malaysia;
  • college registration (as requested by the student);
  • school accreditation bodies namely the Association of Christian International School (ACIS) and Western Association of Schools and Colleges (WASC) for the School’s accreditation purposes;
  • legally registered hospitals, medical institutions and medical practitioners (for the sole purpose of securing health and medical services when such services are required for the said student); and
  • when requested by a statutory body in Malaysia.

Security of the Data

All the data we collected will be stored in secured locations within the School. The School shall ensure that every physical or virtual storage areas is adequately and properly secured at all times. All data is only accessible to authorised personnel. Data will only be shared with the relevant/related parties according to the intent(s) stated above. The School is committed to not allow any such data to be shared/leaked/sold with unrelated/third parties or for any other reasons not stated above unless prior consent is explicitly obtained from the data subject.

The Information We Collect

The personal data that the School may collect from you include:

  • name of students, parents/guardians;
  • NRIC number (for Malaysian citizens)/passport number (for foreign citizens) of students, parents/guardians;
  • local and/or home-country address of students, parents/guardians;
  • local and/or home-country telephone number(s) of students, parents/guardians;
  • e-mail addresses of students, parents/guardians;
  • credit card information;
  • race and religion of student;
  • medical history e.g., records of allergies, infectious ailments, psychological assessments, learning difficulties, etc.;
  • previous academic records (for students transferring from another school); and
  • other relevant information necessary for the intended purpose at the time.

Use of PowerSchool, the Dalat Website, Cookies and Other Related Technologies

The School websites require the use of “cookies” to store your preferences and settings; help with sign-in; and analyze site operations. The following data may also be collected for troubleshooting, usage analysis, and school policy violation investigations.

  • IP Address
  • Computer, browser, or device information
  • Information about pages viewed

All collected information is stored behind our firewall on secured servers which are accessible only by the Technology department and is shared only with the school management as needed. The data may be retained for up to 12 months after which it is purged.

Disclosure to Third Parties

All personal data collected by the School from whatever means shall only be accessible to authorised personnel of the School. At no times will any of these data be shared with a third party unless prior consent has been obtained from the owner of the data or unless the School is required by local laws to share these data. In the event these data are shared, they will only be shared for the purpose for which they are originally collected unless a fresh consent is obtained from the owners of these data.

The School will keep all personal data supplied to us strictly confidential. However, the School reserves the right to furnish related and relevant information to the following parties for the performance of contracts/services related to the School for the purposes stated above:

  • any agent, contractor, lawyers, or third party service provider who provides any form of relevant services to the School or its students/parents;
  • another school or educational institutions requesting for such information for the purpose of processing the admission of the student into their institution;
  • any person to whom the School is obliged to provide such information as required by the laws of Malaysia;
  • lawyers, professional service providers engaged by the School.

Sharing of Personal Data with External Service Vendors

The School contracts several functions to external service providers e.g., insurance companies, commercial banks, telecommunications, immigration services, transport companies, accounting and auditing, etc. The School shall be responsible for ensuring that all its service vendors subscribes to (at minimum) equivalent personal data protection policies in their respective dealings with the School when handling personal data provided by the School.

Protection of Personal Information

The School is fully committed to ensure that all the personal data we collect from you are:

  • absolutely necessary for the intended purpose;
  • accessible only to authorized personnel;
  • used for the intended purpose they were collected from you;
  • are kept in secure locations with reasonably adequate measures of protections;
  • are up to date and are protected in terms of its integrity;
  • are retained for a reasonable period of time or for as long as it is required by local laws.

Access to Personal Data

Anyone who has their personal data collected/stored by the School can at any time make a request to view/update the data the School has on them. You are allowed to request for any inaccuracies/errors in your data to be amended or for any redundant data to be deleted provided that the School no longer needs to the said data. However, the School reserves the right to reject any request if it is found to be unreasonably repetitive, arduous to fulfill, may compromise the privacy of others, impractical or for which access is not otherwise required by local law. All such request can be forwarded to the department personnel holding the data. Pursuant to this, a data owner may:

  • request to find out if the School holds and personal data concerning him/her and to request to inspect the accuracy/correctness of the data;
  • request the School to amend/update the said data.

General Notice

You may contact any members of the School’s Personal Data Protection Committee should you have any queries or complaints relating to this notice or our standing Personal Data Protection Policy. You may also contact us if you suspect or have reasons to be believe that there the safety of your personal data has been compromised or if there is suspected misuse or abuse of your personal data in the School’s possession. It is important for you to be aware that your child (children)’s continued enrollment at the School is deemed consent for the School to continue to retain/use all the personal data it has obtained from you hitherto.

Please contact our Administrators to inform us of your intention to withdraw your consent should you wish to. However, do be aware that your withdrawal of consent for us to retain/use your/your child (children)’s personal data may affect his/her studentship at the School.

Malaysian Version

TERJEMAHAN

Notis kepada Pelajar/Ibu Bapa/Penjaga Yang Sedia Ada

Dalam usaha berterusan kami untuk melindungi privasi pelajar-pelajar dan ibu bapa/penjaga kami, Sekolah Antarabangsa Dalat (“pihak Sekolah”) berusaha sedaya upaya untuk mematuhi sepenuhnya peruntukan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (“Akta”) dalam setiap cara yang mungkin. Notis ini dikeluarkan menurut kehendak-kehendak Akta dan bertindak sebagi pemberitahuan kepada kesemua pelajar/ibu bapa/penjaga kami mengenai Dasar Perlindungan Data Peribadi yang dikuatkuasakan oleh pihak Sekolah.

Kemungkinan anda telah memberikan data peribadi anda kepada kami dalam urusan kini dan lampau dengan Sekolah termasuk (tetapi tidak terhad kepada) nama, umur, jantina, nombor KPPN/nombor pasport, maklumat perhubungan, perbankan peribadi dan maklumat berkaitan kewangan, rekod kesihatan dan perubatan, data keluarga dan sebagainya, pihak Sekolah ingin memaklumkan anda bahawa data/maklumat sedemikian akan terus disimpan/diguna oleh pihak Sekolah bagi tujuan asal mereka dimaksudkan.

Di Sekolah, data peribadi telah dikumpul untuk kegunaan-kegunaan berikut:

  • pemprosesan permohonan untuk belajar di Sekolah,
  • penyelenggaraan daftar pelajar/kelas,
    • penilaian kedudukan kewangan bagi tujuan penganugerahan bantuan kewangan (skim ansuran/bantuan kewangan);
  • mewujudkan dan menyelenggara akaun ibu bapa di Pejabat Kewangan kami;
  • mewujudkan/mengemaskini rekod pelajar/ibu bapa/penjaga di sistem PowerSchool kami;
  • mengambil tahu tentang keperluan perubatan pelajar;
  • pembelian polisi insurans bagi pelajar kami (Polisi Kemalangan Peribadi, Polisi Insurans iPad);
  • pendaftaran peperiksaan luaran (peperiksaan SAT, AP dan sebagainya) untuk pelajar;
  • meminta/mengutip jumlah wang yang tertunggak oleh ibu bapa/penjaga;
    • lapor kepada agensi-agensi kerajaan/kementerian (Kementerian Pendidikan, Kementerian Kesihatan, Jabatan Imigresen, dan lain-lain agensi kerejaan/jabatan yang undang-undang tempatan perlukan);
  • melaksanakan aktiviti kelas/sekolah contohnya, lawatan sekolah dan aktiviti-aktiviti pelajar yang serupa;
  • penyelidikan/analisis/kajian dalaman untuk tujuan meningkatkan perkhidmatan kami;
  • melaksanakan hak undang-undang kami dan/atau medapatkan nasihat undang-undang;
  • menyokong perniagaan kami, pemantauan risiko, perancangan dan membuat keputusan;
    • bagi semua dan apa-apa tujuan sampingan berkenaan peruntukan perkhidmatan kami, contohnya, pembekalan komputer, iPad, lain-lain bentuk perkhidmatan telekomunikasi dan teknologi;
  • apa-apa tujuan lain berkaitan dengan kelancaran pengurusan Sekolah;

Pengumpulan dan Penggunaan Data Peribadi

Data peribadi adalah apa-apa data yang digunakan dalam transaksi komersial harian yang membenarkan seseorang individu supaya dapat dikenalpasti secara langsung atau tidak langsung dari data tersebut.

Anda boleh diminta agar membekalkan maklumat peribadi anda semasa berurusan dengan pihak Sekolah. Tergantung kepada tujuan anda membekalkan maklumat kepada kami, pihak Sekolah hanya akan menggunakan maklumat yang anda bekalkan bagi tujuan berikut (atau tujuan tertentu anda membekalkan maklumat tersebut):

  • pendaftaran pelajar/penghuni asrama Sekolah;
    • membekalkan rekod-rekod pelajar kepada kementerian kerajaan Malaysia, contohnya, Kementerian Pendidikan;
  • komunikasi dalaman antara pihak Sekolah dan pelajar/ibu bapa/penjaganya;
  • perancangan/penganjuran/pelaksanaan kegiatan yang berkaitan dengan sekolah;
  • mendapatkan penjagaan kesihatan kecemasan untuk pelajar;
    • promosi/pemasaran Sekolah (tertakluk kepada dasar-dasar Sekolah yang tersedia mengenai kegunaan maklumat sedemikian bagi tujuan ini);
    • audit dalam/luar, penyelidikan, analisis yang dijalankan oleh pihak Sekolah bagi tujuan mempertingkatkan perkhidmatannya atau pematuhan dengan kehendak-kehendak berkanun Malaysia;
  • pendaftaran kolej (seperti dipohon oleh pelajar);
    • badan-badan akreditasi sekolah seperti Persatuan Sekolah Kristian (ACIS) dan Persatuan Barat Sekolah-sekolah dan Kolej-kolej (WASC) bagi tujuan akreditasi Sekolah;
    • hospital-hospital, institusi perubatan dan pengamal perubatan yang didaftar secara sah (bagi tujuan khas untuk mendapatkan perkhidmatan kesihatan dan perubatan apabila perkhidmatan sedemikian diperlukan oleh pelajar tersebut); dan
  • apabila diminta oleh suatu badan berkanun dalam Malaysia.

Keselamatan Data

Kesemua data yang kami kumpul akan disimpan di tempat yang selamat dalam Sekolah. Pihak Sekolah akan memastikan bahawa setiap tempat penyimpanan fizikal atau maya mempunyai keselamatan yang mencukupi dan memadai pada setiap masa. Kesemua data hanya boleh diakses oleh orang yang diberi kuasa. Data hanya akan dikongsi dengan pihak-pihak yang berkenaan/berkaitan menurut tujuan yang tersebut di atas. Pihak Sekolah berjanji tidak akan membenarkan mana-mana data sedemikian dikongsi/didedah/dijual kepada pihak yang tidak berkaitan/ketiga atau bagi apa-apa sebab lain tidak dinyatakan di atas melainkan persetujuan terlebih dahulu telah khas diperolehi daripada subjek data.

Maklumat Yang Kami Kumpul

Data peribadi yang Sekolah mungkin kumpul daripada anda termasuk:

  • nama pelajar, ibu bapa/penjaga;
    • nombor KPPN (untuk warganegara Malaysia)/nombor pasport (untuk warganegara asing) pelajar, ibu bapa/penjaga;
  • alamat tempatan dan/atau negeri asal pelajar, ibu bapa/panjaga;
  • nombor telefon tempatan dan/atau negeri asal pelajar, ibu bapa/panjaga;
  • alamat emel pelajar, ibu bapa/panjaga;
  • maklumat kad kredit;
  • bangsa dan agama pelajar;
    • sejarah perubatan contohnya, rekod alahan, penyakit berjangkit, penilaian psikologi, masalah pembelajaran dan sebagainya;
  • rekod akademik terdahulu (untuk pelajar yang bertukar dari sekolah lain); dan
  • lain-lain maklumat yang berkenaan yang perlu bagi tujuan yang dimaksudkan pada masanya.

Penggunaan PowerSchool, Laman Web Dalat, Cookies dan Lain-lain Teknologi berkaitan

Laman web Sekolah perlukan penggunaan “cookies” untuk menyimpan pilihan anda dan seting; menyenangkan sign-in; dan analisa operasi laman. Data berikut juga boleh dikumpul bagi mengenalpasti masalah, analisa penggunaan, dan penyiasatan pelanggaran dasar sekolah.

  • Alamat IP
  • Komputer, peramban atau maklumat peranti
  • Maklumat mengenai halaman yang dilihat

Kesemua maklumat terkumpul adalah disimpan dibelakang firewall kami di server yang selamat yang hanya boleh diakses oleh jabatan Teknologi dan juga hanya dikongsi dengan pengurusan sekolah semasa diperlukan. Data mungkin akan disimpan selama 12 bulan di mana ia akan dilupus selepas itu.

Pendedahan Kepada Pihak Ketiga

Kesemua data peribadi yang dikumpul oleh pihak Sekolah dengan apajua cara pun akan hanya diakses oleh orang yang diberi kuasa oleh pihak Sekolah. Data-data ini langsung tidak akan dikongsi dengan mana-mana pihak ketiga melainkan persetujuan terlebih dahulu telah diperolehi daripada pemilik data ataupun pihak Sekolah telah diminta untuk berbuat demikian oleh undang-undang tempatan supaya berkongsi data-data ini. Sekiranya data-data ini dikongsi, ia hanya akan dikongsi bagi tujuan di mana ia dikumpul pada mula-mulanya melainkan suatu persetujuan baru telah diperolehi daripada pemilik-pemilik data ini.

Pihak Sekolah akan merahsiakan kesemua data peribadi yang diberikan kepada kami. Walau bagaimanapun, pihak Sekolah memelihara hak untuk membekalkan maklumat yang berkaitan dan berkenaan kepada pihak-pihak berikut bagi pelaksanaan kontrak/perkhidmatan berkaitan dengan Sekolah bagi tujuan tersebut di atas:

  • mana-mana agensi, kontraktor, peguam atau pembekal perkhidmatan pihak ketiga yang membekalkan apa-apa bentuk perkhidmatan yang berkenaan kepada pihak Sekolah atau pelajar/ibu bapanya;
  • atas permintaan sekolah atau institusi pendidikan lain untuk maklumat sedemikian bagi tujuan pemprosesan kemasukan pelajar ke institusi mereka;
  • mana-mana orang yang pihak Sekolah berkewajipan untuk membekalkan maklumat sedemikian seperti ditetapkan oleh undang-undang Malaysia;
  • peguam, pembekal perkhidmatan profesional yang dilantik oleh pihak Sekolah.

Perkongsian Data Peribadi dengan Vendor Perkhidmatan Luar

Pihak Sekolah mengkontrak beberapa fungsi kepada pembekal perkhidmatan luar, contohnya, syarikat insurans, bank komersial, telekomunikasi, perkhidmatan imigresen, syarikat pengangkutan, perakaunan dan pengauditan, dan sebagainya. Pihak Sekolah akan bertanggungjawab untuk memastikan bahawa semua vendor perkhidmatannya melanggan (pada minima) dasar-dasar perlindungan data peribadi yang setara dalam urusan masing-masing mereka berurusan dengan Sekolah apabila mengendalikan data peribadi yang dibekalkan oleh Sekolah.

Perlindungan Maklumat Peribadi

Sekolah komited sepenuhnya untuk memastikan bahawa semua data peribadi yang kami perolehi daripada anda adalah:

  • benar-benar perlu bagi tujuan yang dimaksudkan;
  • hanya orang yang diberi kuasa boleh mengaksesnya;
  • digunakan untuk tujuan yang dimaksudkan bila ia dikumpul daripada anda;
  • disimpan di tempat yang selamat dengan langkah-langkah perlindungan yang memadai;
  • adalah kemaskini dan terlindung dari segi integriti;
  • disimpan untuk suatu tempoh masa yang munasabah atau selagi ia diperlukan oleh undang-undang tempatan.

Akses kepada Data Peribadi

Sesiapa yang data peribadinya telah dikumpul/disimpan oleh pihak Sekolah boleh minta untuk melihat/mengemaskini data di Sekolah mengenai mereka. Anda adalah dibenarkan untuk meminta supaya meminda apa-apa data anda yang tidak tepat/silap atau untuk menghapuskan apa-apa data yang berlebihan dengan syarat bahawa pihak Sekolah tidak lagi perlukan data tersebut. Walau bagaimanapun, pihak Sekolah memelihara hak untuk menolak mana-mana permohonan sekiranya ia didapati mempunyai perulangan yang tidak memadai, sukar untuk dipenuhi, mungkin akan menjejaskan privasi orang lain, tidak praktikal atau untuk akses yang tidak diperlukan oleh undang-undang tempatan. Kesemua permohonan sedemikian boleh dikemukakan kepada kakitangan jabatan yang memegang data. Menurut ini, suatu pemilik data boleh:

  • minta untuk mengetahui apakah Sekolah memegang dan data peribadi mengenainya dan minta untuk memeriksa kejituan/kesahihan data;
  • minta pihak Sekolah untuk meminda/mengemaskini data tersebut.

Notis Am

Anda boleh menghubungi mana-mana ahli Jawatankuasa Perlindungan Data Peribadi Sekolah sekiranya anda mempunyai apa-apa pertanyaan atau aduan mengenai notis ini atau Dasar Perlindungan Data Peribadi tersedia. Anda juga boleh menghubungi kami jika anda mengesyaki atau mempunyai alasan untuk mempercayai bahawa keselamatan data peribadi anda telah dikompromi atau terdapatnya kesyakan kesalahgunaan data peribadi anda dalam simpanan pihak Sekolah. Adalah penting untuk anda mengetahui bahawa perlanjutan pendaftaran anak (anak-anak) anda di Sekolah akan dianggap sebagai persetujuan bagi pihak Sekolah untuk terus menyimpan/menggunakan semua data peribadi yang telah diperoleh dari anda selama ini.

Sila hubungi Pentadbir kami untuk memaklumkan kami tentang hasrat anda untuk menarik balik persetujuan anda sekiranya anda ingin berbuat demikian. Walau bagaimanapun, ambil perhatian bahawa penarikan balik persetujuan supaya kami terus menyimpan/mengguna data peribadi anak (anak-anak) anda mungkin akan menjejaskan biasiswanya di Sekolah.